Das iFQ erhält Stamm- und Kontaktdaten der Promovierenden (Name, Geschlecht, E-Mail-Adresse, Geburtsjahr und Promotionsfach) von den teilnehmenden Einrichtungen für die Einladung zur Teilnahme an ProFile sowie zur Erstellung von Statistiken der Grundgesamtheit.
Im Falle, dass eine eingeladene Person nach vier Kontaktversuchen innerhalb von 14 Wochen nicht auf die Einladung reagiert, werden die Daten des Promovenden gelöscht. Bei einer erfolglosen Zustellung während des ersten Kontaktversuchs werden die Kontaktdaten der Person nachrecherchiert bzw. erneut erhoben. Es findet im Anschluss eine erneute Zustellung statt. Bleibt dieser zweite Zustellungsversuch ebenfalls erfolglos, werden die Daten des Promovenden gelöscht. Es werden zum Zweck der Wiederherstellung des Systems nach einem möglichen Ausfall Backups der Datenbank erstellt. Diese Backups werden nach 365 Tagen gelöscht.
Bei Personen, die am Promovierendenpanel teilnehmen, werden die Stamm- und Kontaktdaten zum Zwecke der Panel- und Kontaktpflege sowie zur Vermeidung von Doppelbefragungen langfristig gespeichert.

Die Notwendigkeit einer über mehrere Jahre andauernden Haltung der Stamm- und Kontaktdaten ergibt sich aus den speziellen Fragestellungen, welche dem Projekt zugrunde liegen. Es sollen Kenntnisse über die gesamte Promotionsphase (von Beginn bis Ende der Promotion) gewonnen werden. Des Weiteren werden Daten über einzelne Stationen der beruflichen Laufbahn im Abstand von vier Jahren erhoben, um den beruflichen Werdegang und damit den langfristigen Berufserfolg analysieren zu können. Erst durch die kontinuierlich erhobenen Daten wird eine empirisch belastbare Datenbasis geschaffen, welche Aussagen hinsichtlich der aufgeworfenen Fragestellungen (s. Ziele und Durchführung) möglich machen.

Neben der wissenschaftlichen Verwertung der Daten am iFQ ist geplant, die Daten für weitere wissenschaftliche Arbeiten in anonymisierter Form zur Nutzung verfügbar zu machen. Eine Verarbeitung oder Übermittlung von Daten zu kommerziellen Zwecken wird ausgeschlossen.
Eine unautorisierte Reidentifikation wird durch eine entsprechende Aufbereitung des Analyse-Datensatzes vermieden. Ein Matchen von personalisierten Daten und dem Analyse-Datensatz ist nicht möglich, da keine Überschneidungsmerkmale vorliegen. Zudem sind in Deutschland keine Gesamtverzeichnisse von Promovierenden und Promovierten bekannt, wodurch sich personalisierte Daten für eine Reidentifikation ohne erheblichen Aufwand generieren lassen könnten.

Ergebnisdaten, die an wissenschaftliche Kooperationspartner sowie an teilnehmende Einrichtungen weitergegeben werden, werden entsprechend den Vorgaben zur Anonymisierung von Datensätzen aufbereitet. Wir orientieren uns hierbei an der guten wissenschaftlichen Praxis, die im Rahmen der Aufbereitung von Mikrodaten der amtlichen Statistik zu scientific-use-files entwickelt wurden.

Datenrückspiegelung an einzelne Personen
Nach Abschluss einer Befragung durch das System ProFile erhält der Befragte auf Wunsch ein individuelles Feedback, welches sein persönliches Antwortverhalten dem der anderen TeilnehmerInnen gegenüberstellt. Der Vergleich erfolgt auf der Grundlage typischer Lagemaße, Häufigkeitstabellen, Perzentilen und Grafiken, die Verteilungen abbilden. Hierbei wird stets eine ausreichend große Stichprobe der zu vergleichenden Gruppe zugrunde gelegt, wodurch Rückschlüsse auf einzelne Personen verhindert werden.

Datenpflege am iFQ
Die Nutzerbetreuung, Wartungs- und Pflegearbeiten werden durch das iFQ durchgeführt. Das Personal, das mit dieser Aufgabe betraut wird, wird durch den Datenschutzbeauftragten des iFQ geschult und auf vertraulichen Umgang mit den Daten verpflichtet.

Allgemeine Richtlinien
Das iFQ setzt im Projekt ProFile die in den "Richtlinien für Online-Befragungen" des ADM (Arbeitskreis Deutscher Markt- und Sozialforschungsinstitute e.V.) und den "Standards zur Qualitätssicherung für Online-Befragungen" (verabschiedet durch: ADM, ASI Arbeitsgemeinschaft Sozialwissenschaftlicher Institute e.V., BVM Berufsverband Deutscher Markt- und Sozialforscher e.V., und D.G.O.F. Deutsche Gesellschaft für Online-Forschung e.V.) definierten Anforderungen um.